„Sehr geehrte Damen und Herren…“ – in der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation war diese Anrede früher der Golden Standard. Die Betonung liegt allerdings auf dem Wörtchen „früher“. Denn inzwischen wirkt sie nicht nur unpersönlich, sondern auch veraltet.
Eine Floskel wie diese nimmt einen starken Einfluss darauf, wie der Empfänger einer Nachricht auf diese reagiert. Wirkt die Kommunikation austauschbar, können sich daraus negative Folgen für eine Kundenakquise oder einen Geschäftsabschluss ergeben.
Damit das nicht geschieht, sollten Business-E-Mails frisch und authentisch wirken. 0815-Floskeln vergangener Zeiten haben darin also nichts mehr verloren.
Sehr geehrte Damen und Herren – ein unpersönlicher Gesprächseinstieg
Zwar soll sich durch die Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren“ jeder Empfänger angesprochen fühlen – unabhängig seines Alters und Geschlechts. Doch zeigt sich in der Praxis, dass diese Anrede kaum Sympathien bei der E-Mail-Kommunikation weckt. Denn sie ist unpersönlich und nicht inklusiv.
Sinnvoller ist es, eine Business-E-Mail mit einer persönlichen Anrede zu beginnen, sofern man den Empfänger kennt. So kommen als Begrüßung und Gesprächseinstieg etwa Formulierungen wie „Guten Tag, Herr Mustermann“ oder „Hallo, Frau Mustermann“ infrage.
Ist der Empfänger unbekannt, empfiehlt sich eine neutrale Ansprache, etwa: „Ein Hallo in die Runde“ oder „Ich wünsche einen guten Tag allerseits“.
Soll die Begrüßung etwas formeller klingen, kommt auch eine Team-Ansprache infrage. Geht die E-Mail etwa an das Marketing-Team eines Unternehmens, kann dieses direkt als E-Mail-Empfänger benannt werden. „Sehr geehrtes Marketing-Team“ hört sich schließlich persönlicher und freundlicher an als „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Ich wollte nachfragen, ob meine E-Mail Sie erreicht hat – ein langweiliger Reminder
Durchschnittlich landen in Deutschland in jedem beruflichen Postfach täglich 26 E-Mails. Das ergab eine Bitkom-Studie aus dem Jahr 2021. Bei einer solchen Nachrichtenflut kommt es vor, dass die ein oder andere Business-E-Mail übersehen wird.
Für den Absender, der auf Antwort wartet, kann das ärgerlich sein.
Dennoch ist eine Reminder-E-Mail, die mit den Worten beginnt „Ich wollte nachfragen, ob Sie meine Nachricht erreicht hat“, keine zeitgemäße Lösung. Schließlich klingt sie steif und dadurch veraltet.
Zusätzlich ergibt die Nachfrage vor allem bei wichtigen geschäftlichen E-Mails wenig Sinn, da diese meist mit einer Empfangsbestätigung verschickt werden.
Soll eine Nachricht tatsächlich als Handlungserinnerung dienen, darf sie auch so formuliert werden. So kann bereits der Betreff lauten: „Freundliche Erinnerung: Bitte senden Sie mir die Daten zu Projekt XY“.
Der Zusatz „freundliche Erinnerung“ ist in diesem Zusammenhang wichtig. Denn er nimmt einer Reminder-E-Mail die Schärfe. Dank dieser Formulierung fühlt sich der Empfänger weder bevormundet, noch unnötig unter Druck gesetzt.
Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung – ein veralteter Abschluss
Ob ein Unternehmen Lebensmittel verkauft, Terrassenfliesen anbietet oder Dienstleistungen vermittelt – in der E-Mail-Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern kann es immer wieder zu Fragen kommen. „Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung“ hört sich als Schlussformulierung in einer Business-E-Mail daher zunächst zuvorkommend an.
In Wirklichkeit birgt ein solcher Satz jedoch viele Fallstricke. So kann das Wörtchen „jederzeit“ implizieren, dass der E-Mail-Gesprächspartner tatsächlich sieben Tage die Woche und 24 Stunden am Tag erreichbar ist.
Zwar wissen Kunden und Geschäftspartner in der Regel, dass es feste Arbeitszeiten gibt und Feierabend auch Feierabend bedeutet. Dennoch können falsche Versprechungen durch eine unglückliche Formulierung in E-Mails zumindest unterbewusst Frust auslösen, wenn der Gesprächspartner länger auf eine Antwort warten muss.
Ein besserer Schlusssatz in der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation ist daher: „Wenn Sie Fragen haben, melden Sie sich gerne“. Wer besonders serviceorientiert ist, kann darunter angeben, an welchen Tagen und Uhrzeiten er oder sie am besten zu erreichen ist.
